Les frais engagés avant l’immatriculation de votre société : peut-on se faire rembourser ?

Les frais engagés avant l'immatriculation de votre société : peut-on se faire rembourser ?

Lorsqu'on crée une société, de nombreuses dépenses interviennent avant même que la société soit officiellement immatriculée. Frais de rédaction des statuts, honoraires d'un avocat ou d'un prestataire juridique, achat de matériel informatique, premier loyer d'un bureau, dépôt de marque auprès de l'INPI : toutes ces dépenses sont souvent payées de la poche du fondateur avant que la société n'existe juridiquement.

Une question se pose alors naturellement. Peut-on faire prendre en charge ces frais par la société une fois qu'elle est immatriculée ? La réponse est oui, sous certaines conditions précises.

Pourquoi cette question est importante

La société n'existait pas juridiquement avant son immatriculation. Elle ne pouvait donc pas signer de contrats ni engager de dépenses en son nom. Toutes les dépenses engagées avant l'immatriculation l'ont été au nom du ou des fondateurs, pas au nom de la société.

Pourtant, ces dépenses ont souvent été réalisées dans l'intérêt exclusif du projet et de la future société. Il serait donc injuste que les fondateurs les supportent définitivement alors qu'elles bénéficient à la société. La loi a prévu un mécanisme qui permet à la société de reprendre ces dépenses à son compte après son immatriculation.

Le mécanisme de reprise des actes accomplis pour le compte de la société en formation

Ce mécanisme s'appelle la reprise des actes accomplis pour le compte de la société en formation. Il permet à une société nouvellement immatriculée de reprendre à son compte les engagements pris et les dépenses effectuées par ses fondateurs avant l'immatriculation, à condition de respecter certaines formalités précises.

Une fois la reprise effectuée, la société est réputée avoir été partie à ces actes dès leur origine. Les fondateurs sont déchargés personnellement des obligations correspondantes et la société peut intégrer ces dépenses dans sa comptabilité.

Quelles dépenses peuvent être reprises ?

Toutes les dépenses qui ont été engagées dans l'intérêt du projet et qui sont directement liées à la création et au démarrage de l'activité peuvent potentiellement être reprises par la société. Voici les exemples les plus courants.

Les frais liés à la création de la société elle-même peuvent être repris, notamment les honoraires versés à un prestataire juridique pour la rédaction des statuts, les frais d'immatriculation et les frais de publication dans un journal d'annonces légales.

Les frais d'étude et de développement engagés avant la création peuvent être repris si la société en a bénéficié directement. Cela inclut les études de marché, les frais de conception d'un site internet ou d'un prototype.

Les achats de matériel et d'équipements nécessaires à l'activité peuvent être repris si ces biens sont effectivement utilisés par la société après son immatriculation.

Les premiers loyers d'un bureau ou d'un local commercial peuvent être repris si le bail a été signé pour le compte de la future société et que celle-ci en est le bénéficiaire après l'immatriculation.

Les honoraires versés à des prestataires de service pour des missions directement liées au démarrage de l'activité peuvent également être repris.

Quelles dépenses ne peuvent pas être reprises ?

Certaines dépenses ne peuvent pas être reprises par la société même si elles ont été engagées par les fondateurs en lien avec le projet. Les dépenses personnelles des fondateurs qui ne sont pas directement liées à l'activité de la société ne peuvent pas être reprises. Les dépenses engagées après l'immatriculation, même si elles concernent des engagements antérieurs, suivent les règles normales de remboursement des frais professionnels. Et les dépenses dont la nature ou le montant ne peut pas être justifié par des documents probants ne peuvent pas être reprises.

Les deux méthodes de reprise selon le moment de la décision

La loi prévoit deux méthodes de reprise selon que la décision de reprendre les actes intervient avant ou après l'immatriculation.

La reprise dans les statuts

La première méthode consiste à intégrer directement dans les statuts de la société la liste des actes accomplis pour son compte avant l'immatriculation et le montant des dépenses correspondantes. En signant les statuts, les associés approuvent simultanément la reprise de ces actes. La société est réputée avoir été partie à ces actes dès leur origine dès que les statuts sont signés.

Cette méthode est la plus simple et la plus propre sur le plan juridique car elle intègre la reprise dans le processus de création lui-même. Elle nécessite d'avoir établi préalablement un état détaillé de tous les actes à reprendre avec les montants correspondants.

La reprise par décision des associés après l'immatriculation

La deuxième méthode consiste à faire approuver la reprise des actes par une décision des associés après l'immatriculation de la société. Cette décision peut prendre la forme d'une décision de l'associé unique pour une SASU ou EURL, ou d'un procès-verbal d'assemblée générale pour une société avec plusieurs associés.

Cette méthode s'applique lorsque la liste des actes à reprendre n'était pas finalisée au moment de la rédaction des statuts. Elle doit intervenir dans un délai raisonnable après l'immatriculation.

Les conditions à respecter pour une reprise valable

Pour que la reprise des actes soit valable sur le plan juridique et fiscal, plusieurs conditions doivent être réunies.

Les actes à reprendre doivent avoir été accomplis explicitement pour le compte de la société en formation. Si une dépense a été engagée à titre personnel sans mention de la future société, sa reprise peut être contestée.

Un état détaillé des actes accomplis doit être établi avec les montants correspondants et les justificatifs des dépenses. Cet état doit être annexé aux statuts si la reprise intervient lors de la création, ou joint à la décision des associés si elle intervient après l'immatriculation.

Les dépenses reprises doivent être justifiées par des documents probants. Factures, bons de commande, contrats et tous les documents qui attestent de la réalité et du montant des dépenses doivent être conservés.

Le traitement comptable et fiscal des frais repris

Une fois la reprise effectuée, les dépenses sont intégrées dans la comptabilité de la société selon leur nature.

Certaines dépenses peuvent être immobilisées et amorties sur plusieurs exercices, notamment les frais de développement d'un logiciel ou les équipements achetés avant l'immatriculation. D'autres dépenses sont comptabilisées directement en charges de l'exercice, notamment les frais de constitution, les honoraires et les frais d'étude.

Sur le plan fiscal, les frais repris qui sont comptabilisés en charges sont déductibles du résultat de la société au titre de l'exercice concerné. Ils viennent donc réduire le bénéfice imposable de la société.

Le remboursement des fondateurs après la reprise

Une fois la reprise effectuée par la société, les fondateurs peuvent se faire rembourser les sommes qu'ils ont avancées. Ce remboursement peut être immédiat si la trésorerie de la société le permet, ou différé si la société préfère conserver ses liquidités dans un premier temps.

Ce remboursement n'est pas imposable pour les fondateurs car il correspond simplement au remboursement d'une avance et non à une rémunération ou à un bénéfice.

Les erreurs à éviter

La première erreur est de ne pas formaliser la reprise des actes. Sans décision formelle des associés ou mention dans les statuts, la reprise n'est pas valable juridiquement. La société ne peut pas simplement payer les dettes personnelles de ses fondateurs sans formalité.

La deuxième erreur est de ne pas conserver les justificatifs des dépenses engagées avant l'immatriculation. Sans factures ou documents probants, il est impossible de justifier les montants repris en cas de contrôle fiscal.

La troisième erreur est de tenter de reprendre des dépenses personnelles qui n'ont pas de lien direct avec l'activité de la société. Cette pratique peut être qualifiée d'abus de biens sociaux dans les cas graves et expose le dirigeant à des sanctions pénales.

Pourquoi se faire accompagner pour gérer les frais avant immatriculation ?

La reprise des actes accomplis avant l'immatriculation est une opération juridique et comptable qui doit être réalisée correctement pour être valable. Un accompagnement professionnel permet de s'assurer que les formalités sont respectées, que les documents sont correctement établis et que le traitement comptable et fiscal est conforme aux règles applicables.

Conclusion

Les dépenses engagées avant l'immatriculation de votre société peuvent être reprises par celle-ci sous certaines conditions. Cette reprise doit être formalisée soit dans les statuts lors de la création soit par une décision des associés après l'immatriculation. Les dépenses reprises doivent être justifiées par des documents probants et avoir été engagées dans l'intérêt direct du projet. Une fois la reprise effectuée, les fondateurs peuvent se faire rembourser les sommes avancées et la société intègre ces dépenses dans sa comptabilité. Respecter les formalités et conserver tous les justificatifs sont les deux conditions essentielles pour que cette opération se passe sans difficulté.

L'équipe JuridiqueApps vous accompagne dans la création de votre société et dans la gestion des formalités liées aux frais engagés avant l'immatriculation.