Conventions réglementées en SARL et SAS : comment les identifier et les approuver ?

Conventions réglementées en SARL et SAS : comment les identifier et les approuver ?

Chaque année, lors de l'assemblée générale ordinaire d'approbation des comptes, les associés d'une SARL ou d'une SAS sont appelés à se prononcer sur bien plus que les seuls résultats financiers. Parmi les points inscrits à l'ordre du jour figure une obligation légale souvent sous-estimée par les dirigeants : la procédure de contrôle des conventions réglementées. Faute de respecter cette procédure, les contrats conclus entre la société et ses dirigeants ou associés peuvent être annulés, et la responsabilité personnelle du gérant ou du président engagée.

Cet article explique ce qu'est une convention réglementée, comment distinguer les différentes catégories de conventions soumises à des régimes distincts, quelle procédure d'approbation s'impose selon la forme juridique de la société, et quelles sanctions menacent les dirigeants négligents.

Qu'est-ce qu'une convention réglementée ?

Une convention réglementée est un contrat conclu entre une société et l'une des personnes qui lui sont proches au sens juridique du terme : son gérant, son président, l'un de ses associés significatifs, ou encore une autre société dans laquelle ces personnes exercent des fonctions de direction. Le législateur soumet ces conventions à un contrôle particulier parce qu'elles présentent un risque de conflit d'intérêts : la personne qui négocie le contrat au nom de la société est potentiellement la même que celle qui en bénéficie à titre personnel.

La logique de cette procédure est protectrice pour les associés minoritaires et pour la société elle-même. Sans ce mécanisme, un gérant ou un président disposant de toute latitude pour contracter pourrait conclure des conventions avantageuses pour lui-même au détriment des intérêts sociaux, sans que les autres associés en soient jamais informés.

Les articles L. 223-19 et suivants du Code de commerce encadrent le régime applicable aux SARL, tandis que les articles L. 227-10 et suivants régissent les SAS. Chaque société doit donc maîtriser le régime qui lui est propre, car les règles ne sont pas strictement identiques selon la forme juridique retenue.

Comment distinguer conventions réglementées, libres et interdites ?

Toutes les conventions conclues entre une société et ses dirigeants ou associés ne relèvent pas du même régime. La loi distingue trois catégories qu'il est essentiel de ne pas confondre.

Les conventions libres sont celles qui portent sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales. Un contrat de fourniture de matériel standard conclu entre la société et un associé aux conditions du marché, sans avantage particulier consenti à ce dernier, entre dans cette catégorie. Ces conventions ne nécessitent aucune procédure particulière, mais il appartient au dirigeant de pouvoir justifier à tout moment qu'elles répondent effectivement à ces deux critères cumulatifs : caractère courant et conditions normales.

Les conventions interdites sont celles que la loi prohibe absolument, quelles que soient leurs conditions. Le cas le plus typique est l'emprunt contracté par le gérant ou le président auprès de sa propre société, ou encore la mise à disposition d'un découvert en compte courant au bénéfice d'un dirigeant personne physique dans une SARL. Ces conventions sont frappées de nullité absolue et leur conclusion expose le dirigeant à des sanctions pénales.

Enfin, les conventions réglementées sont toutes celles qui ne sont ni courantes et normales, ni interdites par la loi. Elles sont soumises à une procédure d'information préalable, de rapport et d'approbation en assemblée, dont le non-respect entraîne des conséquences sérieuses.

Quelle procédure s'applique en SARL ?

En SARL, la procédure est strictement encadrée par l'article L. 223-19 du Code de commerce. Le gérant, ou l'associé concerné, doit informer les autres associés de la convention envisagée avant sa conclusion. Un rapport spécial doit ensuite être établi par le commissaire aux comptes lorsque la société en est dotée, ou à défaut par le gérant lui-même.

Ce rapport spécial est soumis à l'assemblée générale ordinaire annuelle, qui vote sur l'approbation ou le refus de chaque convention réglementée. L'associé directement intéressé par une convention ne peut pas prendre part au vote sur cette convention, et ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul du quorum et de la majorité. Ce point est fréquemment oublié dans les petites structures où le gérant est aussi l'associé majoritaire.

Lorsqu'aucun commissaire aux comptes n'a été désigné, ce qui est le cas de la grande majorité des SARL de petite taille, c'est le gérant lui-même qui doit rédiger le rapport spécial présenté à l'assemblée. Cette obligation n'est pas symbolique : elle doit figurer dans les documents joints à la convocation et être mentionnée dans le procès-verbal d'assemblée générale.

Quelle procédure s'applique en SAS ?

En SAS, le régime est prévu par l'article L. 227-10 du Code de commerce et présente quelques spécificités importantes. Lorsque la SAS dispose d'un commissaire aux comptes, celui-ci doit être avisé des conventions réglementées dans un délai d'un mois à compter de leur conclusion. Il établit ensuite un rapport spécial présenté à l'assemblée des associés.

Absence de commissaire aux comptes ne signifie pas absence d'obligation. Dans une SAS sans commissaire aux comptes, les statuts doivent prévoir la procédure applicable, et à défaut, les textes imposent malgré tout une information des associés et une approbation en assemblée. La SASU constituée d'un associé unique bénéficie d'un régime allégé : les conventions réglementées sont simplement mentionnées dans le registre des décisions de l'associé unique, sans qu'un vote soit nécessaire puisqu'il n'existe pas d'autres associés à protéger.

Une particularité importante concerne les SAS dont le président est une personne morale. Dans ce cas, les conventions conclues entre la SAS et la société présidente sont systématiquement réglementées, ce qui oblige à une vigilance accrue dans les structures de groupe.

Quels contrats sont concrètement visés ?

En pratique, les conventions réglementées les plus fréquentes dans les PME concernent des situations très concrètes que les dirigeants ne pensent pas toujours à signaler. Le bail commercial conclu entre la société et une SCI dont le gérant est associé est une convention réglementée, même si le loyer est parfaitement conforme au marché. Le contrat de prestation de services conclu entre la société et une autre entreprise dirigée par le même gérant l'est également.

La mise à disposition de matériel ou de locaux par un associé à la société, une avance en compte courant consentie par la société à son gérant dans les formes autorisées, ou encore un contrat de travail conclu avec un conjoint du gérant dans une SARL : tous ces actes relèvent du régime des conventions réglementées et doivent suivre la procédure prévue par la loi.

Il appartient au gérant ou au président d'établir chaque année, en amont de l'assemblée générale, un inventaire exhaustif des conventions conclues avec les personnes visées, y compris celles conclues au cours des exercices précédents et toujours en vigueur. Les conventions simplement reconduites tacitement n'échappent pas à l'obligation d'approbation annuelle.

Quelles sanctions en cas de non-respect de la procédure ?

Les conséquences d'un défaut de procédure sur les conventions réglementées sont potentiellement lourdes. Sur le plan civil, la convention non soumise à approbation peut être annulée si elle a causé un préjudice à la société. L'action en nullité se prescrit par trois ans à compter de la date de la convention ou, si elle a été dissimulée, à compter du jour où elle a été révélée.

Sur le plan de la responsabilité personnelle, le gérant ou le président dont les agissements ont causé un préjudice à la société engage sa responsabilité civile envers les associés. Les tribunaux retiennent régulièrement la faute de gestion lorsque des conventions avantageuses pour le dirigeant ont été conclues sans information ni approbation des associés.

Enfin, l'absence de rapport spécial sur les conventions réglementées dans les documents soumis à l'assemblée générale constitue une irrégularité qui peut être invoquée pour contester la régularité formelle de l'approbation des comptes annuels. Dans les sociétés dotées d'un commissaire aux comptes, ce dernier mentionnera cette irrégularité dans son rapport, ce qui peut ternir durablement la crédibilité du dirigeant auprès des associés et des tiers.

Ce que JuridiqueApps prend en charge

JuridiqueApps accompagne les dirigeants dans la préparation et le dépôt de l'ensemble des formalités liées à l'assemblée générale annuelle d'approbation des comptes : rédaction des procès-verbaux, rapport de gestion, rapport spécial sur les conventions réglementées et dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dans les délais légaux. Pour les sociétés qui souhaitent régulariser des conventions passées sans procédure, notre équipe juridique étudie chaque situation et prend en charge les démarches adaptées.